Sommaire des responsabilités :
Sous l’autorité du supérieur immédiat, la secrétaire assure un soutien administratif aux membres de l’équipe de la clinique et répond aux besoins administratifs de la clientèle
Tâches :
- Recevoir et prendre les appels téléphoniques, et faire les retours d’appels dans un délai de 24h ouvrable;
- S’assurer que les tâches demandées et entamées sont complétées tel que demandé, dans les délais prescrits;
- Répondre aux besoins de la clientèle de tous les professionnels du Centre Innova Soins quant à la prise de rendez-vous, et à la confirmation de ceux-ci;
- Être en mesure d’expliquer globalement les différents services des professionnels du Centre Innova Soins;
- Accueillir les patients à leur arrivée à la clinique et faire l’enregistrement de ceux-ci;
- Agir à titre d’image de l’entreprise, être courtoise, serviable et polie;
- Orienter la clientèle selon les besoins;
- Utiliser efficacement chaque période de travail, et être proactive dans l’accomplissement de tâches lors de moments moins achalendés. Au besoin, signifier sa disponibilité à ses collègues ou ses supérieurs;
- Répondre aux besoins ponctuels des infirmières (envoi de documents, suivi de dossier, complétion de formulaires, etc.)
- Traiter les documents transmis par télécopieur (Fax) et en faire le suivi ;
- Classer et numériser les documents médicaux confidentiels ;
- Transmettre les messages destinés au personnel médical et aux patients ;
- Facturer les clients;
- Aider au balancement des caisses;
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.
Prérequis à l’emploi :
- Expérience en clinique médicale
- DEP en secrétariat (un atout) ;
- Grande habileté en informatique (Suite Office, Internet, etc.)
- Connaissance du dossier médical électronique (un atout).
Qualités recherchées pour ce poste :
- Sourire et empathie
- Sociabilité et courtoisie
- Flexibilité Dynamique
- Bon jugement
- Esprit d’équipe
- Sens des priorités et des responsabilités
- Autonomie
- Initiative